Urenadministratie
Aanvankelijk, omdat ze nog 24 uur per week in loondienst werkte, hield de onderneemster geen urenadministratie bij. Ze dacht niet aan het urencriterium te kunnen voldoen. Toen duidelijk werd dat ze minder ging werken, is ze haar uren wel gaan bijgehouden en heeft ze de uren over de eerste periode gereconstrueerd. Ze heeft haar in eerste instantie handgeschreven urenadministratie in Excel verwerkt. De bestede tijd per activiteit/werkzaamheid is telkens afgerond in hele of halve uren.
Standpunt Belastingdienst
Het urenoverzicht is volgens de Belastingdienst te globaal van opzet en niet controleerbaar. Er zijn onvoldoende concrete bewijsstukken waaruit kan worden afgeleid dat de onderneemster daadwerkelijk de in haar urenoverzicht opgenomen uren aan haar onderneming heeft besteed. Het gaat grotendeels om indirecte uren. Dat de onderneemster alle uren heeft afgerond op halve of hele uren en over de eerste maanden geen urenregistratie heeft bijgehouden en achteraf een reconstructie heeft gemaakt, komt de controleerbaarheid en betrouwbaarheid niet ten goede.
Overwegingen rechtbank
Een groot deel van de in de urenadministratie verwerkte tijd betreft indirecte werkzaamheden, zoals het doen van administratie (105 uur), het bouwen en onderhouden van de website (205,5 uur) en het bijhouden van sociale media (60 uur).
In beginsel tellen ook ‘indirecte’ uren mee voor het urencriterium. Ook deze worden immers verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming. De vraag is echter of de onderneemster al deze uren daadwerkelijk heeft besteed. Voor indirecte werkzaamheden is het lastig vast te stellen. Anders dan bij tijd besteed aan directe werkzaamheden ontbreekt immers controleerbaarheid aan de hand van bijvoorbeeld facturen en gegenereerde omzet.
Omdat de onderneming zich in de opstartfase bevond, acht de rechtbank het op zichzelf niet onaannemelijk dat de onderneemster veel tijd kwijt is geweest aan indirecte werkzaamheden. Het gaat er echter om of ze aannemelijk heeft gemaakt dat zij daadwerkelijk de in het Excel-overzicht opgenomen uren heeft besteed aan de indirecte werkzaamheden, of ten minste zo veel uren heeft besteed dat aannemelijk is dat zij in totaal ten minste 1.225 uur heeft besteed aan haar onderneming. Die vraag zal de rechtbank eerst beantwoorden.
Oordeel rechtbank over tijdsbesteding
De onderneemster onderbouwt, nu de Belastingdienst vragen stelt bij de omvang van de hieraan bestede uren, onvoldoende waaraan ze concreet zoveel tijd heeft besteed bij het doen van de administratie, het bouwen en onderhouden van de website en het bijhouden van de sociale media accounts (Facebook en LinkedIn). Zo kan niet worden bepaald welke werkzaamheden de onderneemster wanneer precies heeft verricht en of de tijdsbesteding aannemelijk is.
Zo werd in de urenadministratie slechts de omschrijving ‘website’ gebruikt, zonder verdere specificatie van de inhoud van de werkzaamheden.
Ook 105 administratie-uren voor het inboeken van 137 mutaties, doornemen van 22 pagina’s bankafschriften en het indienen van een aangifte inkomstenbelasting vindt de rechter rijkelijk overdreven.
Ook van de 60 uur besteed aan social media onderbreekt onderbouwing, bijvoorbeeld een overzicht van de berichten die de onderneemster heeft geplaatst op haar accounts.
Oordeel rechtbank over reconstructie eerste periode
De enkele omstandigheid dat de uren over de eerste periode achteraf gereconstrueerd zijn aan de hand van schattingen, maakt niet dat deze uren niet aannemelijk zijn.
Waar het om gaat is dat ook achteraf duidelijk moet zijn welke werkzaamheden de onderneemster heeft verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed. Over deze periode maakt de onderneemster voldoende inzichtelijk wat ze in deze periode heeft gedaan, maar onvoldoende dat zij daadwerkelijk zoveel tijd aan deze activiteiten heeft besteed.
Oordeel rechtbank over afronding op hele en halve uren
De onderneemster heeft vrijwel alle tijdsbesteding vermeld in hele en halve uren. Ze geeft aan dat sprake is geweest van afronding, de ene keer naar boven en de andere keer naar beneden. Volgens de rechter draagt dat niet bij aan de betrouwbaarheid van de urenadministratie en de reconstructie. Door op deze wijze de uren af te ronden wordt namelijk een beeld geschetst dat niet overeenkomt met de daadwerkelijk bestede tijd.
Conclusie
Met al hetgeen de onderneemster heeft aangevoerd en aan bewijsstukken heeft overgelegd, heeft ze niet aannemelijk gemaakt dat zij ten minste 1.225 uren aan haar onderneming heeft besteed. Ze heeft dus niet aan het urencriterium voldaan en heeft daarom geen recht op de zelfstandigen- en startersaftrek.
Tip: Deze uitspraak geeft het belang aan van het goed bijhouden van de bestede uren voor ondernemers. Vooral bij indirecte uren kan de Belastingdienst de omvang van de daaraan bestede tijd in twijfel trekken. Dan bent u aan zet om deze omvang aannemelijk te maken. U helpt uzelf als u dagelijks uw urenadministratie bijwerkt met daarbij een zo concreet mogelijke omschrijving wat u in die tijd hebt gedaan. Dat kost u tijd, maar is een investering in belastingvoordeel.
